Sie sind hier: Rathaus > Kommunalpolitik

Ratsinformationssystem

Vorlage - 2019/02704  

Betreff: Organisationsentwicklung: Konzeptentwurf für ein zukünftiges Regional- und Projektmanagement als Stabsstelle
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage öffentlich
Verfasser:Matthias Riel
Federführend:Geschäftsleitung Beteiligt:Team 1.2
Bearbeiter/-in: Riel, Matthias   
Beratungsfolge:
Finanz- und Personalausschuss Vorberatung
11.09.2019 
Sitzung des Finanz- und Personalausschusses (teilweise gemeinsam mit dem Wirtschafts-, Tourismus- und Kulturausschuss) ungeändert beschlossen   
Ausschuss für Wirtschaft, Tourismus und Kultur Vorberatung
11.09.2019 
Sitzung des Ausschusses für Wirtschaft, Tourismus und Kultur (gemeinsam mit dem Finanz- und Personausschuss) ungeändert beschlossen   
Verwaltungsausschuss Entscheidung

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Beschlussvorschlag:

 

Die Aufbauorganisation der Gemeindeverwaltung Jork wird zum 01.11.2019 um ein Regional- und Projektmanagement als Stabsstelle für den Hauptverwaltungsbeamten ergänzt. Dazu wird die bisherige Zeitbeamtenstelle des Ersten Gemeinderates umgewandelt in eine Planstelle für eine Tarifbeschäftigte / einen Tarifbeschäftigten. Der Stellenplan ab 2020 ist entsprechend anzupassen. Das Personalbesetzungsverfahren ist einzuleiten.

 


Sachverhalt:

 

 

  1. Anlass der Organisationsentwicklung und Zielsetzung

 

 

Der Erste Gemeinderat Matthias Riel wird am 01.11.2019 das Amt des Bürgermeisters übernehmen.

 

Ab diesem Zeitpunkt ist geplant, das Amt des Ersten Gemeinderates aufzulösen und die allgemeine Stellvertretung des Bürgermeisters einer Laufbahnbeamtin / einem Laufbahnbeamten zuzuordnen. Vorgesehen ist dafür die / der neue Stelleninhaber/in für die Leitung des Fachbereiches 2 „Bürgerdienstleistungen“ im Rahmen einer ruhestandsbedingten Stellennachfolge (siehe hierzu auch Vorlage 2019/02696).

 

Diese Beauftragung der neuen allgemeinen Stellvertretung des Bürgermeisters erfolgt damit auf einer bereits vorhandenen Planstelle ohne Stellenvermehrung.

 

Erforderlich ist ein Nachfolgekonzept für die bisherige Planstelle des Ersten Gemeinderates. Bei der Entscheidung eines neuen Stellenkonzeptes sollte es vor allem darum gehen, eine oftmals statische Linienorganisation in der Aufbauorganisation zu flexibilisieren und mit Betrachtung der in den nächsten Jahren auf die Gemeindeverwaltung zukommenden Aufgaben eine dynamische Organisation bzw. eine agile Arbeitsweise in der Aufbauorganisation zu fördern.

 

Im Mittelpunkt dieses Organisationskonzeptes stehen damit die zukünftigen Aufgaben. Im Sinne eines Leitsatzes der Organisationsentwicklung folgt die Struktur den Aufgaben, d. h. die zukünftige Organisationsstruktur der Gemeindeverwaltung passt sich den zukünftigen Schwerpunktaufgaben an. Diese Aufgaben gilt es für das Stellenkonzept möglichst konkret zu ermitteln.

 

Zielsetzung ist es, auf der bestehenden Planstelle zukünftig die team- und fachbereichsübergreifenden Management- und Projektsteuerungsaufgaben zu bündeln, um so unter Einbeziehung der Fachkompetenz in beiden Fachbereichen mit ihren Teams eine ganzheitliche Arbeitsweise zwischen den Teams und Fachbereichen der Gemeindeverwaltung zu fördern.

 

Im Sinne dieser übergreifenden Aufgaben, Steuerungstätigkeiten und Prozesse wird daher vorgeschlagen, die Planstelle des Ersten Gemeinderates ab dem 01.11.2019 umzuwandeln in die neue Vollzeit-Planstelle „Regional- und Projektmanagement“ (als Tarifbeschäftigte/r) und diese als Stabsstelle dem Bürgermeister als Steuerungsunterstützung organisatorisch zuzuordnen.

 

Diese Stellenumwandlung führt nicht zu einer Stellenvermehrung. Gleichwohl wird bei einem konstanten Stellenanteil von 1,0 VZÄ ein spürbarer Anteil von Personalkosten eingespart, da die neue Ausweisung bei Tarifbeschäftigten voraussichtlich zu Entgeltgruppe E 11 TVöD im Gegensatz zur früheren A 15-Stellenausweisung im Zeitbeamtenverhältnis führt.

 

 

  1. Struktur des Organigramms in der oberen Verwaltungsebene

 

 

In der oberen Verwaltungsebene hätte das Organigramm (ENTWURF) damit folgende Struktur:

 

 

 

 

  1. Zielsetzungen eines Regional- und Projektmanagements

 

 

In der gemeindlichen Regionalentwicklung müssen vielfältigste unterschiedliche örtliche und überörtliche Aufgaben und Interessen miteinander in Verbindung gebracht werden: Zielsetzungen übergeordneter Fachbehörden, eigene kommunale Bauleitplanungen und Ortsgestaltungen, Verkehrsstrategien, der Tourismus, unsere Kulturlandschaft, der Obstbau mit seinen Entwicklungsplanungen als wichtigster Wirtschaftsfaktor sowie andere gewerbliche Bereiche oder auch Dorfentwicklungs- und Städtebauförderungsprojekte. Nur mit einem Blick über den Tellerrand kann der jeweils beste Weg für unsere Gemeinde gefunden und die teilweise gegensätzlichen Zielsetzungen und Interessen in Einklang gebracht werden. Die Gemeindeverwaltung Jork profiziert von einer Auswertung der vorhandenen Kernkompetenzen zusätzlich um ein Regional- und Projektmanagement einschließlich Wirtschaftsförderung, um diese ganzheitlichen Aufgaben in der Netzwerkarbeit managen und koordinieren zu können.

 

Ein professionell besetztes Regional- und Projektmanagement

 

  • fungiert als regionsweite Koordinierungsstelle,
  • bindet die regionalen und überregionalen Handlungsfelder sowie die jeweiligen Akteure ein
  • und übernimmt die Schnittstellenarbeit.
  • Es arbeitet den Entscheidungsträgern zu,
  • koordiniert die erforderlichen interdisziplinären team- und fachbereichsübergreifenden Prozesse in der Verwaltung,
  • bindet die fachlich erforderlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Projekte ein,
  • organisiert Arbeitsgruppen sowie die Öffentlichkeitsbeteiligung,
  • berät Projektträger und
  • sorgt für einen umfassenden Informationsaustausch zwischen den Initiativen in der Gemeinde Jork.

 

Dieser Aufbau der Zusammenarbeit aller Akteure und Ebenen liegt im Interesse einer ganzheitlichen und zukunftsorientierten Entwicklungsstrategie unserer Gemeinde. Das Regionalmanagement ist somit ein „Lösungsfinder“, ein „Kümmerer“ oder im Bedarfsfall auch ein „Blitzableiter“ in schwierigen Prozessen und in Widerstandssituationen.

 

Eng verzahnt wird diese Aufgabe mit dem Fördermittelmanagement, so dass die Kooperation zwischen der Erstellung von Fördermittelkonzepten zur tatsächlichen Abwicklung von Fördergeldern im Sinne einer einheitlichen Aufgabenwahrnehmung weiter verstärkt wird. Es stehen die Vorbereitungen für den nächsten Wettbewerb um die Europäische Förderkulisse 2021 bis 2026 kurz bevor. Die Erarbeitung eines neuen Regionalen Entwicklungskonzeptes (REK) als Grundlage für zukünftige Fördermittelperspektiven ist eine Aufgabe mit sehr hoher Priorität. Ein Wiedereinstieg in Förderkulissen bedeutet eine enorme Chance für regionale Infrastrukturprojekte in unserem ländlichen Raum wie z. B. für Maßnahmen der Dorferneuerung oder der Städtebauförderung zugunsten unserer Ortsbildgestaltung und Verkehrsplanung. Ebenso wird es z. B. um passende Ziele um die Kulturlandschaft, den Tourismus, den Klimaschutz, die Jugendarbeit, die Demografie und Bürgerbeteiligungsprozesse mit der Förderung des Ehrenamtes gehen können.

 

 

 

  1. Anstehende Aufgaben- und Themenschwerpunkte im Einzelnen:

 

 

Generelle Aufgaben sind u. a. die zentrale Steuerungsunterstützung für den HVB in fachbereichsübergreifenden Themen sowie die Schnittstellenarbeit zu externen Akteuren und Behörden.

 

Die Aufgaben- und Themenschwerpunkte auf dieser Planstelle werden vor allem Netzwerkarbeiten umfassen – sowohl für verwaltungsinterne Projekte als auch für Entwicklungsplanungen mit Außenwirkungen und Bürgerpartizipationsprozesse. Dazu gehören – in Abstimmung mit dem HVB sowie unter bedarfsorientierter Einbindung weiterer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – z. B. die folgenden wesentlichen Handlungsfelder, auf die sich die Gemeindeverwaltung in den nächsten Jahren einzustellen und vorzubereiten hat:

 

 

  • EU-Förderkulisse 2021 bis 2026; niedersächsische Entwicklungsstrategie in der EU-Förderung; ZILE-Richtlinie, Förderkonzepte mit der Metropolregion Hamburg, ggf. EFRE-Projekte, Leader-Prozess in interkommunaler Zusammenarbeit
  • Erstellung eines Regionalen Entwicklungskonzeptes (REK) mit konkreten Projektsteckbriefen im Rahmen einer regionalen Entwicklungsstrategie
  • Begleitung des Regionalmanagements für eine zukünftige Leader-Region, sofern diese im Wettbewerb auf Landeebene erreicht wird
  • Städtebauförderung / Dorfentwicklungsmaßnahmen im Rahmen von Förderkonzepten
  • Prozesse mit Akteurs- und Öffentlichkeitspartizipation in allen Förderangelegenheiten sowie in allen strategischen Entwicklungsplanungen der Gemeinde Jork; Öffentlichkeits- und Pressearbeit; Moderation von Workshops, Einwohnerversammlungen, Zukunftskonferenzen, etc.
  • Koordination der gemeindlichen Klimaschutzaktivitäten, Weiterentwicklung des Klimaschutzkonzeptes, Schnittstellenarbeit zum Klimaschutzmanagement Altes Land und Horneburg
  • Integrierte energetische Quartierskonzepte und Begleitung des Sanierungsmanagements; Entwicklung weiterer Quartierskonzepte
  • Gemeindeentwicklungsplanung, Grundzüge der Flächen- und Grundstücksentwicklung, Verhandlungsstrategien
  • Küsten- und Hochwasserschutz
  • Verkehrs- und Parkraumkonzepte; Ortskernentwicklung / Ortskerngestaltung, Gestaltungskonzepte für öffentliche Flächen
  • Besondere Zukunfts- und Nutzungsprojekte wie z. B. Museumskonzept für das Museum Altes Land, Zukunft Raumsituation Altländer Archiv, Entwicklungspotentiale Neuenschleuse, Hahnöfersand; Investorenhandbücher für die Investorenakquise
  • Tourismusstrategie; Grundsätze der Tourismusorganisation; touristische Infrastruktur einschl. Wohnmobilstellplätze, Wassertourismus, Raststationen, Beschilderungskonzepte; Grundsätzliches zur Markenentwicklung und zum Marketing
  • Koordination des Veranstaltungsmanagements
  • Eigene Kommunale Wirtschaftsförderung unter Einbindung der Wirtschaftsförderung Landkreis Stade GmbH
  • Einzelhandelskonzept, Umgang mit Ladenleerständen
  • Kommunale Förderung der hausärztlichen Versorgung
  • Demografiemonitoring sowie Umsetzung ausgewählter Handlungsfelder der demografischen Entwicklung
  • Projektmanagement Zukunftskonzept Festhalle / Kulturzentrum
  • Breitbandausbau
  • Qualitätsmanagement zur Verwaltungsarbeit, Evaluierung und Weiterentwicklung der kommunalen Dienstleistungsangebote, Mitwirkung an der Digitalisierung der Verwaltung (Projekte: OZG – Onlinezugangsgesetz, DMS, Digitalpakt); Kundenzufriedenheitsumfrage
  • ÖPNV-Entwicklung, Nahverkehrsplan
  • Entwicklungsperspektiven für die interkommunale Zusammenarbeit (IKZ)
  • Koordination Welterbeaktivitäten im Alten Land mit einer Schnittstellenarbeit zu den Obstbau-Interessenvertretungen; Weiterentwicklung Förderprojekt Hollerweg mit zukünftigen Förderimpulsen für einzelne Infrastrukturprojekte aus dem Sharing-Heritage-Projekt
  • Leitbildprozess für die Gemeinde Jork, Entwicklung einer Corporate-Identity, Mitwirkung an internen Zielsystemen, Entwicklung einer kommunalen Handlungsstrategie zur Unterstützung des strategischen Managements

 

 

Es ist zu erwarten, dass die o. g. Aufgaben und Themen schrittweise in den nächsten Jahren auf die Gemeindeverwaltung zukommen. Im Regelfall werden diese Aufgabenbereiche fachbereichs- und teamübergreifend zu koordinieren sein, da Überschneidungen zwischen unterschiedlichen Fachdisziplinen und Hierarchieebenen überwiegend zu erwarten sind. Insofern wird die Koordination durch die dargestellte Stabsstelle in der Zukunft als effektiv und zielführend angesehen.

 

 

Änderungen des Aufgabenbereiches bleiben vorbehalten. Die tatsächliche Aufgabenstruktur wird in der Zukunft regelmäßig durch gesetzliche Entwicklungen, kommunalpolitische Zielsetzungen sowie Zielsetzungen des HVB geprägt sein.

 

 

 

  1. Fachliche und berufliche Anforderungen an die Stelle

 

 

Eine Stelleninhaberin / ein Stelleninhaber sollte nach folgendem Profil ausgewählt werden:

 

  • z. B. Vergleichbare Regionalmanager-Funktion in einer anderen Region, z.B. im Rahmen zurückliegender Leader- oder ILE-Prozesse
  • z. B. Berufserfahrungen in der Regionalentwicklung
  • z. B. Tätigkeit in Planungsbüros mit Erfahrungen in der Erstellung von Entwicklungskonzepten
  • z. B. Erfahrungen in der Wirtschaftsförderung
  • z. B. Erfahrungen in der Dorfentwicklungsplanung und / oder der Städtebauförderung, der ländlichen Tourismusplanung oder in agrarstrukturellen Entwicklungsplanungen
  • z. B. Erfahrungen im Stadt- und Regionalmarketing und im Tourismusmanagement
  • Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Gremien und in der interkommunalen Zusammenarbeit
  • Erfahrungen im Projektmanagement und in Bürgerbeteiligungsprozessen
  • Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit privaten und kommunalen Projektträgern

 

Ausgewählt werden sollte eine studierte Fachkraft. Geeignet sind für das Stellenprofil Bachelor- oder Diplomabschüsse z. B. in touristischen Studiengängen, in der Geografie oder auch in der Regionalplanung / Regionalentwicklung.

 

Das ansonsten übliche klassische Berufsfeld in Leitungsaufgaben der Kommunalverwaltung als Dipl.-Verwaltungswirt/in oder in vergleichbaren B.A.-Abschlüssen ist auf dieser Stelle nicht erforderlich, da diese besondere Fachkompetenz im öffentlichen Recht auf anderen Planstellen in der Gemeindeverwaltung vorgehalten wird.

 


Finanzielle Auswirkungen:

 

Durch diesen organisatorischen Schritt werden im Vergleich zur bisherigen Aufbauorganisation rd. 29.000 EUR Personalkosten p. a. eingespart.

 


Anlage/n:

 

Keine.