Beschlussvorschlag:

Der Rat der Gemeinde Jork beschließt im Einvernehmen mit dem Gemeindekommando der Freiwilligen Feuerwehren Jork die Einführung einer Budgetierung für den Aufgabenbereich der Gemeindefeuerwehr auf der Grundlage des in der Vorlage dargestellten Konzeptes und der in der Vorlage ausgewiesenen Budgetinhalte. Die Budgetierung gilt zunächst zur gegenseitigen ‚Erprobung‘ im Haushaltsplan 2019. Nach Evaluierung der Umsetzung des Budgetkonzeptes in 2019 werden das Gemeindekommando und der Gemeinderat über den dauerhaften Einsatz der Budgetierung ab dem Haushaltsjahr 2020 gesondert entscheiden.

Sachverhalt:

Zur Optimierung der Mittelbewirtschaftung im Feuerwehrbereich haben der Gemeindebrandmeister sowie sein Stellvertreter gemeinsam mit der Verwaltung Lösungsansätze entwickelt, um Teilbereiche der Feuerwehraufgaben – insbesondere zu den Aufgaben / Aufträgen, die die Feuerwehr selbstständig beeinflussen kann – in einem Budget zusammenzufassen. Hintergrund dieser Planungen sind in der derzeitigen Haushaltsstruktur insbesondere ein sehr aufwändiges Verfahren für die Mittelbewirtschaftung durch die Feuerwehr sowie fehlende Planungssicherheit und Problemlösungsmöglichkeit bei unterjährigen Abweichungen von Haushaltsansätzen, die außerhalb des direkten Einflussbereiches der Feuerwehr liegen.

Das daraufhin entwickelte im Folgenden dargestellte Konzept zeigt die haushaltsrechtliche Bedeutung und die Inhalte der Budgetierung, deren Wirkung sowie die mit einer Budgetierung verbundenen Vor- und Nachteile im haushaltswirtschaftlichen Bereich auf. Auf dieser Grundlage entwickelt das Konzept einen Vorschlag zum Start der Budgetierung für 2019 im Aufgabenbereich der Gemeindefeuerwehr mit einer Darstellung von Ausgabearten / Geschäftsvorfällen, die sich aus Sicht des Gemeindebrandmeisters sowie der Verwaltung für einen Einstieg in die Budgetierung eignen.

Das Gemeindekommando ist diesem Vorschlag des Gemeindebrandmeisters und der Verwaltung zur Einführung der Budgetierung im Haushaltsjahr 2019 in seiner Sitzung am 18.10.2018 einstimmig gefolgt. Gemeinschaftlich zwischen Feuerwehr und Verwaltung soll die Budgetierung in 2019 zunächst einer ‚Erprobung‘ dienen, um dann in der Vorbereitungsphase zum Haushalt 2020 im Gemeindekommando und in den kommunalpolitischen Gremien der Gemeinde Jork über die dauerhafte Budgetierung zu entscheiden.

Konzept Budgetierung Gemeindefeuerwehr Jork

A. Begriff, Regelungen und rechtliche Grundlagen

a) Begriff und Regelungen der Budgetierung

Ein Budget umfasst Finanzmittel, die eine Organisationseinheit (zum Beispiel die Feuerwehr oder eine Schule) zur Finanzierung ihrer Aufgaben erhält. Im Rahmen ihres Budgets kann die Organisationseinheit die zur Zielerreichung notwendigen Maßnahmen eigenverantwortlich einleiten, steuern und überwachen. Ziel der Budgetierung ist es, durch die Zusammenführung von Fach- und Finanzverantwortung in den dezentralen Einheiten der Verwaltung die Effizienz der „Einzelunternehmen“ im „Betrieb Gemeinde Jork“ zu verbessern.

b) Rechtliche Grundlagen der Budgetierung im kommunalen Haushaltsrecht

Neben der Eigenverantwortung für das Budget durch eine zu benennende Organisationseinheit (hier: GBM und stellv. GBM) liegen die haushaltsrechtlichen Wirkungen der Budgetierung insbesondere in der Sicherstellung einer flexiblen Haushaltswirtschaft mit den Haushaltsgrundsätzen der gegenseitigen Deckungsfähigkeit und der zeitlichen Übertragbarkeit.

• § 4 Abs. 3 KomHKVO: Teilhaushalte, Produktbereiche, Produktgruppen oder Produkte können ganz oder teilweise durch Haushaltsvermerk zu einer Bewirtschaftungseinheit erklärt werden (Budget), (…) Die Verantwortung für ein Budget wird der fachlich zuständigen Organisationseinheit entsprechend der Verwaltungsgliederung zugeordnet.

• § 19 Abs. 1 KomHKVO: Ansätze für Aufwendungen einschließlich der Haushaltsreste innerhalb eines Budgets sind gegenseitig deckungsfähig, wenn im Haushaltsplan nichts anderes bestimmt wird.

• § 19 Abs. 3 KomHKVO: Die Absätze 1 und 2 gelten für die Auszahlungsansätze im Finanzhaushalt einschließlich der Haushaltsreste und für Verpflichtungsermächtigungen entsprechend. Die gegenseitige Deckungsfähigkeit ist nicht zulässig zwischen Auszahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit und Auszahlungen für Investitionstätigkeit oder für Finanzierungstätigkeit.

• § 19 Abs. 4 KomHKVO: Ansätze für zahlungswirksame Aufwendungen aus laufender Verwaltungstätigkeit in einem Budget können zugunsten von unerheblichen Auszahlungen für Investitions- oder Finanzierungstätigkeit innerhalb des Budgets als einseitig deckungsfähig erklärt werden. Mit der Inanspruchnahme wird zugleich der den Auszahlungen nach Satz 1 entsprechende Aufwandsansatz in Höhe der Auszahlung gesperrt. Es kann bei Ertragsansätzen in einem Budget durch Haushaltsvermerk zusätzlich bestimmt werden, dass zahlungswirksame Mehrerträge oder nicht verwendete zweckgebundene zahlungswirksame Erträge aus laufender Verwaltungstätigkeit für unerhebliche Auszahlungen innerhalb des Budgets für Investitions- oder Finanzierungstätigkeit verwendet werden dürfen. Es wird durch die Haushaltsüberwachung sichergestellt, dass die Mehrerträge oder die nicht verwendeten zweckgebundenen Erträge nach Satz 3 für weitere Deckungszwecke nicht mehr herangezogen werden können.

• § 20 Abs. 2 KomHKVO: Ermächtigungen für Aufwendungen und die damit verbundenen Aus-zahlungen innerhalb eines Budgets sind übertragbar, wenn im Haushaltsplan nichts anderes bestimmt wird.

B. Grundsätzliche Ziele und Regeln der Budgetierung

a) Grundsätzliche Budgetierungsziele des Haushaltsrechtes

Die Budgetierung fördert in den betroffenen Produkten eine leistungs- (output) und wirkungsorientierte (outcome) Steuerung. Es wird die dezentrale Ressourcenverantwortung weiter ausgebaut, indem die Handlungsspielräume für die dezentralen Verwaltungseinheiten erweitert werden.

b) Allgemeine Budgetierungsregeln des Haushaltsrechtes

c) Budgetierungsziele und allgemeine Budgetierungsregeln für die Gemeindefeuerwehr Jork

• Ziele der Budgetierung in der Abstimmung der Haushaltswirtschaft zwischen Feuerwehr und Gemeindeverwaltung sind u. a.

      die ordnungsgemäße Erfüllung der nach dem NBrandSchG der Feuerwehr obliegenden Aufgaben einschließlich der Bereitstellung der erforderlichen Schutz- und Sicherheitsausstattung der Einsatzkräfte nach den gesetzlichen und versicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen,

      die Erleichterung der wirtschaftlichen Verwaltung der Haushaltsmittel (vor allem im Beschaffungsbereich) unter Einsatz der haushaltsrechtlichen Budgetmöglichkeiten,

      sowie dadurch das Leisten eines nachhaltigen Beitrages zum gemeindlichen Haushaltskonsolidierungsprojekt,

Das Budget soll dabei so bemessen sein, dass damit die Ziele und Leistungsvorgaben erfüllt werden können (auskömmliches Budget).

• Um diese Ziele zu erreichen, soll durch die Budgetierung vor allem auch die Motivation jeder einzelnen Ortsfeuerwehr und jedes einzelnen Feuerwehrmitgliedes gesteigert werden, noch mehr als bisher Eigenleistungen haushaltswirtschaftlich für die eigene Wehr nutzbar zu machen und individuelle günstige Beschaffungsmöglichkeiten zu fördern. Damit kann mit den Budgetmitteln mehr erreicht werden und gleichzeitig Planungssicherheit gegeben werden. Daraus entwickelt sich eine neue Form der Kostentransparenz innerhalb der Wehr mit weiteren positiven Effekten. Ebenso sollen Anreize und Maßnahmen bei Fehlentwicklungen zur effizienten Mittelbewirtschaftung beitragen. Ausschlaggebend für den Erfolg einer Budgetierung wird es sein, den Feuerwehrmitgliedern die Gewissheit zu geben, dass der finanzielle Nutzen ihres persönlichen Einsatzes im Bereich der Eigenleistungen, der Erforschung günstiger Beschaffungsmöglichkeiten sowie allgemein bei der Suche nach kostengünstigen Lösungen und wirtschaftlichen Konzepten in vollem Umfang der Feuerwehr zu Gute kommt. Gerade in einer dezentralen Einrichtung wie die Feuerwehr mit einer Vielzahl freiwilliger Funktionsträger und Mitglieder mit unterschiedlichsten beruflichen und sozialen Kontakten ist dann von einer Effizienz in der Produktsteuerung auszugehen, die ohne Budgetierung nicht möglich wäre.

• Eine gesteigerte Effizienz des Mitteleinsatzes verbunden mit einer mehrjährigen Planungssicherheit im Budget stellen einen wirksamen Beitrag der Feuerwehr für das gemeindliche Konsolidierungsprojekt dar, zumal eine Budgetierung des Feuerwehretats gleichzeitig auch zu einer Entlastung der Verwaltung in der Haushaltswirtschaft führt.

• Es bleibt der Feuerwehr überlassen, wie sie zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben der Brandbekämpfung und der Hilfeleistung die Haushaltsmittel des Budgets einsetzt. Die Entscheidungsbefugnis dafür wird auf den GBM und den stellv. GBM übertragen; eine Mitwirkung oder Einflussnahme der Verwaltung ist im Budget grundsätzlich ausgeschlossen. Erst wenn auf dieser dezentralen Steuerungsebene keine Lösungen erreicht werden können, greift die Gemeinde steuernd ein. GBM und stellv. GBM können generell oder im Einzelfall bestimmte Auszahlungsmittel, Auszahlungsgruppen oder Aufgaben auf die OBM delegieren. Grundsätze hierfür werden vom GBM / stellv. GBM im Einvernehmen mit dem Gemeindekommando aufgestellt.

• Der GBM bzw. der stellv. GBM ist im Rahmen der innerbetrieblichen Wertobergrenzen sowie des Haushalts- und des Vergaberechts in der Mittelinanspruchnahme aus dem Budget frei, sowohl im Ergebnishaushalt als auch im Finanzhaushalt für die in das Budget einbezogenen Kostenarten / Projekte. Der GBM / stellv. GBM übernimmt die Haushaltsüberwachung; hierfür werden geeignete Instrumente im Rahmen der technischen Möglichkeiten des gemeindlichen Finanzverfahrens von 1.3 zur Verfügung gestellt. Das Rechnungswesen und die kassenmäßigen Abwicklungen obliegen unverändert der Verwaltung. GBM / Stellv. GBM sowie im Falle ei-ne Delegation von Budgetbestandteilen die OBM verantworten die Richtigkeit im Sinne des niedersächsischen kommunalen Haushaltsrechtes und des Vergaberechtes. Eine fachliche Begleitung, Beratung und bedarfsorientierte Unterstützung der Budgetierung wird der Feuer-wehr unverändert von 2.2 angeboten. Auszahlungsanordnungen werden erst nach sachlicher Feststellung durch den GBM / stellv. GBM sowie Gegenzeichnung von 2.2 der Gemeindekasse zugeleitet. Entsprechend wird im Verhältnis zu 2.3 verfahren, sofern Bauunterhaltungsangelegenheiten ggf. zu einem späteren Zeitpunkt einvernehmlich teilweise dem Budget zugeordnet werden sollten.

• Eine kurzfristige Beendigung oder Unterbrechung der Budgetierung ist aus wichtigem Grund möglich, auch im Einzelfall.

• Das Haushaltsjahr 2019 dient für die Feuerwehr und die Verwaltung gemeinschaftlich für eine ‚Erprobung‘ des gebildeten Budgets. In der Vorbereitung des Haushaltsjahres 2020 stehen  unter Auswertung der Budgetierung in 2019 auf Ebene der Feuerwehr und der Gemeinde erneute Entscheidungen über den dauerhaften Einsatz der Budgetierung an. Um eine optimale Planungssicherheit zu erreichen, soll das Budget im Falle eines zukünftigen dauerhaften Betriebs verbindlich auf drei Haushaltsjahre mit einer jährlichen Evaluierung geplant werden. GBM / stellv. GBM sowie die Verwaltung (Federführung bei 2.2) stellen gemeinschaftlich Evaluierungs- und Erfahrungsberichte für die jährlichen Haushaltsplanberatungen auf. Kündigungsmöglichkeiten zum Ende einer Budgetlaufzeit sind für die Feuerwehr und die Gemeinde vorzusehen.

• Die in den §§ 19 und 20 KomHKVO zugelassenen Möglichkeiten zur gegenseitigen Deckungsfähigkeit sowie zur zeitlichen Übertragbarkeit sollen auf der Grundlage des Budgetvermerkes gem. § 4 Abs. 3 KomHKVO in vollem Umfang genutzt werden können.

• Überplanmäßige Mittel werden in zeitlich und sachlich unabweisbaren Ausnahmefällen nur dann bereitgestellt, wenn konkret darlegbar und aufgrund besonderer, nachvollziehbarer Ereignisse die Kosten nicht vom Gesamtbudget gedeckt werden können. Die gesetzlichen Regelungen der §§ 115 und 117 NKomVG bleiben dabei unberührt.

• Die Anwendung der Regelungen des § 116 NKomVG in der vorläufigen Haushaltsführung bleibt unberührt.

C. Vor- und Nachteile der Budgetierung

a) Vorteile

• Nutzung der o. g. allgemeinen Vorteile einer Budgetierung (Budgetgarantie, Budgetdisziplin, Budgetchancen und Budgetsolidarität)

• Nutzung der rechtlichen Möglichkeiten einer flexiblen Haushaltswirtschaft mit Planungssicherheit

• Fachverantwortung und Finanzverantwortung werden bei der Feuerwehrführung gebündelt; Kommunikationsverluste sowie offene Fragen der Haushaltsüberwachung werden minimiert - Schwierigkeiten der derzeitigen Haushaltswirtschaft mit Trennung der Fachverantwortung von der Finanzverantwortung werden beseitigt

• Die Feuerwehrführung ist fachlich zur Umsetzung und Gestaltung der Budgetierung in der Lage

• Fachlich und finanzwirtschaftlich hat die Feuerwehr die beweglichen Haushaltspositionen, die sie selbst beeinflussen kann, im Blick

• Anreizwirkung in der Mittelbewirtschaftung, ganzheitliche Betrachtung der Mittelinanspruchnahme wird gefördert

• Höhere Identifikation der Feuerwehr mit ihrem Budget durch eigenständigere Entscheidungsbefugnis

• Budgeteinsparungen erfolgen ausschließlich zugunsten des eigenen Budgets

• Transparenz der Feuerwehrführung ggü. den Ortsfeuerwehren wird erhöht

• Kein ‚Dezemberfieber' mehr

• Problematiken der Jahresabgrenzungen spielen für die Feuerwehr keine Rolle mehr

• Budgetierung führt zu einer zeitlichen Entlastung der Verwaltung bei 2.2

• Budgetierung führt zu einer spürbaren Planungssicherheit im gemeindlichen Haushalt

• Die Chancen auf eine leistungs- und wirkungsorientierte Produktsteuerung werden durch die dezentrale Ressourcenverantwortung erhöht. Die Produkteffizienz wird steigen.

b) Nachteile

• Neue Form der Budgetbewirtschaftung sowie der Haushaltsüberwachung kann zu erhöhtem zeitlichen Aufwand bei der Feuerwehrführung führen, wobei im Vergleich zur derzeitigen Mittelverwaltung eher von einem konstanten Zeiteinsatz ausgegangen wird.

• Evtl. erhöhter Abstimmungsbedarf im Gemeindekommando?

• Budgetsystem ist relativ starr, d. h. die Schwierigkeiten, sich auf ungeplante Situationen unter-jährig einstellen zu müssen, steigt, so dass es im Feuerwehrbereich noch mehr auf längerfristige Projekt- und Beschaffungsplanungen ankommt.

• Verwaltung und Kommunalpolitik haben kaum noch Einflussnahmemöglichkeiten auf das Feuerwehrbudget, wobei dieser Aspekt wiederum einen Vorteil für die Feuerwehr ausmachen kann

c) Fazit

Bei der Einführung der Budgetierung des Feuerwehretats überwiegen die Vorteile für die Feuerwehr und die Verwaltung deutlich.

D. Das Budgetierungskonzept

Grundsatz:

Bewegliche Haushaltsansätze, die die Feuerwehr selbst durch ihre Tätigkeit beeinflussen kann, werden Gegenstand des Budgets.

Die Aufnahme von Kostenarten in das Budget ist dann sinnvoll, wenn sich dadurch organisatorische und motivationsmäßige Vorteile für die Feuerwehr ergeben sowie sowohl für die Feuerwehr als auch für den Gesamthaushalt finanzielle Effekte zu erwarten sind.

Vor diesem Hintergrund werden folgende Ausgabearten / Geschäftsvorfälle für die Aufnahme in das Budget vorgesehen:

Zu budgetierende Geschäftsvorfälle / Ausgabearten

(nach Abstimmung zwischen dem Gemeindebrandmeister und der Verwaltung)

Ab dem Haushaltsplan 2019 wird damit ein konsumtives Budget im neuen PSP-Element P0.126000.009 veranschlagt. Im Finanzhaushalt (Investitionsplanung) wird ein investives Budget veranschlagt, das den Erwerb von investiven Vermögensgegenstanden zwischen 1.000 EUR netto und 5.000 EUR netto beinhaltet. In beiden Fällen ist der GBM Budgetverantwortlicher. Die nicht budgetierten Ausgabearten / Geschäftsvorfälle werden im konsumtiven Bereich weiterhin in den bisherigen PSP-Elementen veranschlagt und unverändert von der Verwaltung (Team 2.2) bewirtschaftet. Entsprechend erfolgt im investiven Haushaltsteil bei nicht budgetierungsfähigen Aufgaben unverändert die Einzelveranschlagung.

Finanzielle Auswirkungen:

Die Darstellung eines vorläufigen Budgets im konsumtiven Bereich und im investiven Bereich erfolgt über den Verwaltungsentwurf zum Haushalt 2019. Grundlagen für die finanzielle Ausstattung des Budgets waren die Mittelanmeldungen 2019 mit dem Ausblick auf die Finanzplanung. Für das Jahr 2019 gilt dabei die Besonderheit, dass die Ansatzplanung einschließlich der späteren Haushaltswirtschaft mangels derzeitiger Budgeterfahrung nur vorläufig vorgenommen werden kann, so dass bei unterjährigen Abweichungen evtl. Überschneidungen mit dem Produkt insgesamt zu entscheiden sind. Eine verbindliche Budgetplanung ist ab dem Haushaltsjahr 2020 vorzunehmen, wenn es zur gemeinschaftlichen Entscheidung um den dauerhaften Budgeteinsatz kommt.

Anlage/n:

Keine.