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Vorlage - 2016/02178  

Betreff: Konzept für die mobile Gremienarbeit des Gemeinderates in der Wahlperiode 2016-2021
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage öffentlich
Verfasser:Matthias Riel
Federführend:Fachbereich 1 Bearbeiter/-in: Riel, Matthias
Beratungsfolge:
Finanz- und Personalausschuss Vorberatung
30.11.2016 
Sitzung des Finanz- und Personalausschusses ungeändert beschlossen   
Verwaltungsausschuss Vorberatung
Rat der Gemeinde Jork Entscheidung
07.12.2016 
Sitzung des Rates der Gemeinde Jork ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n
Anlagen:
Vorlage 2103 - Konzeptvorbereitungen mobile Gremienarbeit  
20161031_OH_zum_Datenschutz_fuer_kommunale_Abgeordnete  

Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Gemeinde Jork beschließt das Konzept zur Weiterentwicklung der mobilen Gremienarbeit unter Einbeziehung der Vorlage 2016/02103. Die Verwaltung wird beauftragt, auf der Grundlage der Beratungsergebnisse eine Anpassung des § 4a der Entschädigungssatzung (Auslagenersatz für die Beteiligung am Konzept „Kommunalpolitik Online“) sowie ggf. die Anpassung der Geschäftsordnung gesondert in eine Beratungsfolge einzubringen.

 


Sachverhalt:

 

Auf der Grundlage der als Anlage beigefügten Vorlage 2016/02103 haben der Finanz- und Personalausschuss sowie der Verwaltungsausschuss zum Ende der ausgelaufenen Wahlperiode grundsätzlich ihre Zustimmung zur Weiterentwicklung des Konzeptes zur digitalen Gremienarbeit gegeben. Allerdings wurde Wert darauf gelegt, diese Thematik neu in eine Beratungsfolge für den neuen Gemeinderat einzubringen, um den davon direkt betroffenen Mandatsträgern die abschließende Entscheidung vorzubehalten.

 

Insofern wird mit dieser Vorlage gezielt eine neue Beratungsfolge eingeleitet – die bisherige Konzeptfassung gem. Vorlage 2016/02103 (siehe Anlage) ist ausdrücklich Gegenstand dieser Beratungsvorlage.

 

In den Gremienberatungen der vergangenen Wahlperiode wurden hierzu folgende Fragestellungen entwickelt:

 

Entschädigungsregelung

 

Die Entschädigungssatzung der Gemeinde Jork sieht in der bisherigen Fassung folgende Entschädigungsregelung für die mobile Ratsarbeit vor:

Der derzeitige Konzeptentwurf sieht zunächst eine unveränderte Entschädigungsregelung für die Nutzung des privaten Endgerätes von 10,00 EUR pro Monat – das entspricht 600,00 EUR in der fünfjährigen Wahlperiode – vor. Es wurde die Frage aufgeworfen, ob diese Regelung bei einer Endgeräte-Nutzung, die komplett über das Ratsmitglied zu organisieren und zu finanzieren ist, auskömmlich ist. Grundsätzlich ist ein kalkulierter Hardware-Preis von 600,00 EUR für Standard-Tablet-Varianten nach wie vor ausreichend, allerdings bezieht sich dieser auf eine fünfjährige Nutzungsdauer ohne Ersatzbeschaffungsoption. Die pauschalisierten Entschädigungsregelungen sollten so ausgestaltet sein, dass ein Mandatsträger für die Dauer der Wahlperiode einen berechtigten vollständigen Auslagenersatz für sich in Anspruch nehmen kann, um die Mandatstätigkeit ohne Einsatz privater Mittel gewährleisten zu können. Vor diesem Hintergrund wird empfohlen, in der neuen Beratungsfolge folgende Fragestellungen abzuwägen und dem Gemeinderat entsprechende Empfehlungen für die Anpassung der Entschädigungssatzung zu unterbreiten:

 

  1. Unveränderter Auslagenersatz von 10,00 EUR im Monat für das Mitnutzungserfordernis des privaten W-LAN-Anschlusses beibehalten?
  2. Auslagenersatz für die Beschaffung und Nutzung eines privaten Endgerätes von zurzeit 10,00 EUR im Monat (= 600,00 EUR pro Wahlperiode) belassen oder ggf. auf z.B. 15,00 EUR pro Monat (= 900,00 EUR pro Wahlperiode) aufstocken?
  3. Gewährung einer Einmalzahlung zur Anschubfinanzierung alternativ zu b., um eine zu intensive Vorfinanzierung des Privatkaufs auszuschließen?

 

Aus Sicht der Verwaltung wäre es als ein sach- und zeitgerechter Kompromiss anzusehen, den Auslagenersatz von 10,00 EUR pro Monat für den Mitnutzungsbedarf des privaten Internet-Anschlusses zu belassen und den Auslagenersatz für die privaten Endgeräte auf bis zu max. 900,00 EUR pro Wahlperiode festzusetzen. Den Auslagenersatz für die Endgeräte könnten sich die Ratsmitglieder bei diesem Höchstbetrag alternativ in Monatsbeträgen von 15,00 EUR gewähren lassen oder in Monatsbeträgen von 10,00 EUR bei einer Einmalzahlung nach Rechtskraft der Satzungsänderung (bzw. jeweils zu Beginn einer späteren Wahlperiode) von 300,00 EUR. Unter Berücksichtigung des Auslagenersatzes für den privaten Internet-Anschluss würde sich dabei für die Ratsmitglieder ein Entschädigungsanspruch bei der Beteiligung am Konzept der digitalen und mobilen Gremienarbeit von 1.500,00 EUR pro Wahlperiode ergeben.

 

Die jeweilige Satzungsentscheidung liegt in der ausschließlichen Zuständigkeit des Gemeinderates.

 

Zu klären bzw. in der Beratungsfolge dem Gemeinderat zu empfehlen sind ebenfalls Sonderregelungen für Mandatsverluste und nachrückende Mandatsträger während der Wahlperiode: Bei einem monatlichen Auslagenersatz endet der Auslagenanspruch mit dem Ausscheiden und greift für neue Ratsmitglieder mit Aufnahme der Mandatstätigkeit. Bei der Nutzungsoption einer Einmalzahlung wären Sonderregelungen erforderlich u.a. in den Fällen, in denen Ratsmitglieder z.B. kurz nach Gewährung der Einmalzahlung ausscheiden oder bei Nachrückeverfahren kurz vor Ende der Wahlperiode.

 

Um aus Sicht der Verwaltung sachgerechte Entscheidungsvorschläge sowie Formulierungsvorschläge für die Satzungsregelung einbringen zu können, empfieht es sich, die Grundsatzentscheidung in der jetzigen Beratungsfolge zunächst auf die zu gewährende Höhe des Auslagensatzes sowie die Frage einer evtl. Einmalzahlung zu beschränken. In einer darauf aufbauenden neuen Beratungsfolge würde die Verwaltung einen gesonderten Entwurf einer Änderungssatzung zur Entschädigungssatzung einbringen.

 

Zur generellen Abwägung der in der Entschädigungssatzung der Gemeinde Jork aufgenommenen und gewährten Entschädigungssätze wird auf die Informationsvorlage 2016/02170 verwiesen – diese enthält die Empfehlungen der auf Landesbene eingerichteten Entschädigungskommission zur Höhe der Entschädigungen in kommunalen Paralementen. In Bezug auf die derzeitigen Satzungsregelungen zur Aufwandsentschädigung in der Gemeinde Jork ist anzumerken, dass die hiesigen Entschädigungssätze die Empfehlungen der Kommission in der landesweiten Betrachtung deutlich unterschreiten.

 

Steuerrechtliche Relevanz der Aufwandsentschädigung

 

Die einkommensteuerrechtliche Abwicklung der gewährten Entschädigungen nach der Entschädigungssatzung liegt in der Verantwortung der Mandatsträger – diese sind selbst erklärungspflichtig. Die den ehrenamtlichen Mitgliuedern kommunaler Vertretungen gewährten Entschädigungen unterliegen grundsätzlich als Einnahmen aus sonstiger selbständiger Tätigkeit (§ 18 Abs. 1 Nr. 3 des Einkommensteuergesetzes) der Einkommensteuer. Ohne weiteren Nachweis kann aktuell ein steuerlich anzuerkennender Aufwand von 200,00 EUR im Monat und eine Steuerfreiheit einer Entschädigung in dieser Höhe (= 2.400,00 EUR pro Jahr) angenommen werden. Die Zahlungen aus einer zusätzlichen Entschädigung für die mobile Ratsarbeit werden dabei zu berücksichtigen sein, d.h. vor allem die Nutzung einer Einmalzahlung kann steuerrechtliche Relevanz haben.

 

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass die Verwaltung die o.g. Darsellung zur steuerrechtlichen Relevanz nach bestem Wissen vorgenommen hat, daraus aber keine Rechtsverbindlichkeit hergeleitet werden kann. Insofern wird den interessierten Ratsmitgliedern die Nutzung einer persönlichen Steuerberatung empfohlen.

 

Anzumerken ist an dieser Stelle unabhängig vom Konzept der digitalen Ratsarbeit, dass seitens der Verwaltung bei einer anstehenden Änderung der Entschädigungssatzung vor dem Hintergrund der einkommensteuerechtlichen Relevanzen die derzeitige pauschalisierte Regelung für Fahrtkostenersatz überprüft wird.

 

Datenschutzbelange

 

Grundlage ist die Amtsverschwiegenheit der Ratsmitglieder nach § 40 NKomVG, zu der die Abgeordneten in der konstituierenden Sitzung durch den Bürgermeister verpflichtet werden.

 

Das seit 2008 laufende Konzept der digitalen Ratsarbeit mit der Erweiterung um die eigene Notebook-Ausstattung in Trägerschaft der Gemeinde Jork wurde mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt. Ausgangslage war bei der damaligen Struktur, dass sich diese Geräte im Eigentum der Gemeinde Jork befunden haben und nur auf diesen ggf. auch Daten gespeichert werden konnten. Vor allem bei der Nutzung privater Endgeräte ist es Aufgabe der Verwaltung, die Ratsmitglieder noch weitergehender im Umgang mit dem Datenschutz zu sensibilisieren, damit diese sich der Rahmenbedingungen und der Auswirkungen der digitalen Arbeit überhaupt bewusst sein können, um ihrer Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit nach § 40 NKomVG auch bewusst nachkommen zu können. Zur ersten Information ist die aktuelle Orientierungshilfe zum Datenschutz für kommunale Abgeordnete der Niedersächsischen Landesdatenschutzbeauftragten beigefügt – die Orientierungshilfe bezieht sich auf die Mandatstätigkeit im Allgemeinen und nicht nur auf die Nutzung des Ratsinformationssystems mit technischen Endgeräten. Für die Nutzung der ALLRIS-Funktionalitäten ist darauf hinzuweisen, dass die Software-Struktur des Ratsinformationssystems dadurch geprägt ist, dass die genutzte Hardware lediglich als Web-Endgerät dient und die von der Gemeinde bereit gestellten Daten ausschließlich auf einem gesicherten Server des beauftragten Dienstleisters vorgehalten werden. Nur wenn die Mandatsträger außerhalb der Web-Anwendungen vertrauliche Daten auf ihrem privaten Endgerät verarbeiten, sind diese allein für Sicherheit und die Integrität der Daten verantwortlich.

 

Parallel wurde der Datenschutzbeauftragte der Gemeinde Jork in die Erarbeitung des Konzeptes der digitalen Gremienarbeit eingebunden. Zur weiteren Vorgehensweise wird empfohlen, nach Beschlussfassung des neuen digitalen Konzeptes zunächst eine gesonderte Informations- und Schulungsveranstaltung zu Datenschutzbelangen anzubieten und darauf aufbauend eine zusätzliche Datenschutzerklärung für alle Mandatsträger ergänzend zur Verpflichtung auf die Amtsverschwiegenheit in der konstituierenden Sitzung vorzunehmen. Die Informationsveranstaltung kann vom Datenschutzbeauftragten der Gemeinde Jork oder auch vom Unterzeichner angeboten werden.

 


Finanzielle Auswirkungen:

 

Sind abhängig von den Empfehlungen zur Anpassung der Entschädigungssatzung und im Haushalt 2017 zu veranschlagen. Der Investitionshaushalt 2016 sieht einen Gesamtansatz von 15.000 EUR vor, der noch zur Verfügung steht.

 


Anlage/n:

 

  • Vorlage 2016/02103 aus der ausgelaufenen Wahlperiode (Konzeptvorbereitungen für die mobile Gremienarbeit des Gemeinderates in der Wahlperiode 2016-2021)
  • Orientierungshilfe der Nds. Landesdatenschutzbeauftragten zum Datenschutz für kommunale Abgeordnete

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Vorlage 2103 - Konzeptvorbereitungen mobile Gremienarbeit (588 KB)      
Anlage 2 2 20161031_OH_zum_Datenschutz_fuer_kommunale_Abgeordnete (514 KB)