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Vorlage - 2016/02177
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Gemeinde Jork stellt den Jahresabschluss 2012 fest und beschließt die Entlastung des Bürgermeisters. Das Jahresergebnis wird als negativer Ergebnisvortrag bei den Fehlbeträgen aus Vorjahren ausgewiesen.
Sachverhalt:
Beigefügt ist der geprüfte Jahresabschluss 2012 mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes. Es wird vorgeschlagen, die Feststellung des Jahresergebnisses in Verbindung mit der Entlastung des Bürgermeisters vorzunehmen. Das Jahresergebnis wird dann formell in die Schlussbilanz 2013 eingebucht – die Jahresabschlussprüfung für den folgenden Abschluss steht noch in diesem Jahr durch das Rechnungsprüfungsamt am.
Zusammenfassung des Rechnungsergebnisses 2012
Das Rechnungsergebnis 2012 wurde vom Rechnungsprüfungsamt wie folgt bestätigt:
Die Rechnungslegung 2012 schließt damit defizitär mit einem Fehlbetrag von rd. 2,1 Mio. EUR ab. Die Haushaltsplanung 2012 kalkulierte bereits einen Fehlbetrag von rd. 1,8 Mio. EUR. Im ordentlichen Ergebnis konnte die Haushaltsplanung tatsächlich eingehalten werden – hier fällt das Jahresergebnis um rd. 26.000 EUR besser als in der Haushaltsplanung ab. Die Verschlechterung ergibt sich aus dem außerordentlichen und nicht geplanten Aufwand.
In der Analyse der Ergebnisrechnung ist in der Plan-Ist-Abweichung vor allem die Ausweisung von Abschreibungen zu beachten (siehe Zeile 16 der folgenden Ergebnisrechnung): Es wurde ein Abschreibungsaufwand von rd. 2,1 Mio. EUR gebucht gegenüber einem Ergebnis 2011 von rd. 1,1 Mio. EUR und einem Haushaltsansatz von rd. 0,9 Mio. EUR in 2012. Diese deutliche Schlechterstellung in der Rechnungslegung 2012 resultiert vor allem aus Abschreibungen auf Forderungen, die aus notwendigen Einzelwertberichtigungen resultieren (fast 1,2 Mio. EUR). Im Ausblick auf die Folgejahre ist dabei aber zu berücksichtigen, dass diese in 2013 (mit rd. 970.000 EUR) und 2014 (mit rd. 147.000 EUR) wieder ertragswirksam herabgesetzt werden.
Zum 31.12.2011 weist die Schlussbilanz Fehlbeträge aus Vorjahren in Höhe von 310.699,62 EUR aus – zum 31.12.2016 erhöht sich der kumulierte Fehlbetrag auf 2.417.448,60 EUR. Überschussrücklagen bestehen seit Ende 2011 nicht.
Die Ergebnis- und die Finanzrechnung 2012 haben folgenden Inhalt:
Ergebnisrechnung 2012
Finanzrechnung 2012
Weitere Details zum Jahresabschluss 2012 (insbes. Schlussbilanz, Anlagengitter) können dem beigefügten Erläuterungsbericht entnommen werden.
Jahresabschlussprüfung 2012 durch das Rechnungsprüfungsamt
Der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes zur Jahresabschlussprüfung ist als Anlage beigefügt.
Zur Jahresabschlussprüfung stellt das Rechnungsprüfungsamt zusammenfassend fest (Ziffer 7 des Prüfberichtes), dass
Die Jahresabschlüsse und die Buchführung entsprechen nach pflichtgemäßer Prüfung den geltenden Vorschriften, wobei dazu das RPA (zutreffenderweise) die Einschränkung macht, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung wegen der nicht zeitnahen Erstellung der Jahresabschlüsse nicht vollumfänglich eingehalten werden.
Wie bereits in den zurückliegenden Gremienberatungen dargestellt wurde, führt verwaltungsintern ein geändertes Bearbeitungskonzept dazu, dass in mehreren Schritten für die Zukunft eine zeitliche Kongruenz mit einer dauerhaften Kontinuität erreicht wird, damit dass das RPA ab dem kommenden Jahr von dieser berechtigten Prüfungsfeststellung absehen kann. Die dem Rechnungsprüfungsamt vorlegte Zeitschiene für die Jahresabschlussarbeiten wird weiter bestätigt.
Zum Entwurf des RPA-Prüfberichtes hat der FBL 1 für die Verwaltung wie folgt Stellung gegenüber dem RPA zu den Prüfungsfeststellungen genommen:
Stellungnahme zum RPA-Prüfbericht 2012 (Entwurf):
Zu 1.2 (Entlastungsbeschlüsse)
Das formelle und zeitlich parallele Verfahren um die erforderlichen Feststellungs- und Entlastungsbeschlüsse ist ab dem JA 2011 für die Zukunft sichergestellt.
Zu 2.4. (Vergaberecht Straßenunterhaltung)
Ihr Hinweis ist – wie in den Vorjahren auch – zutreffend. Zwischenzeitlich hat der Verwaltungsausschuss durch Beschluss am 19.10.2016 nach Vorberatung im Bau-Planungs- und Umweltausschuss einem Leistungsverzeichnis für die beschränkte Ausschreibung „Unterhaltungsarbeiten der Straßen, Wege und Kanalisation“ zugestimmt und die Verwaltung beauftragt, die Ausschreibung vorzunehmen.
Zu 4.4.1 (Rechenschaftsberichte)
Mit dem schrittweisen Erreichen einer zeitlichen Kongruenz zwischen JA und Erstellung der JA-Unterlagen wird der Rechenschaftsbericht wie während der vorangegangen Prüfungen erörtert kontinuierlich weiterentwickelt. So wird der demnächst vorzulegende JA 2013 im Rechenschaftsbericht erstmals eine konkretere Auswertung und Analyse der wesentlichen Bilanzkennzahlen enthalten. Eine Einstiegsvorlage wurde den kommunalpolitischen Gremien dazu im Zusammenhang mit dem Feststellungsbeschluss zum JA 2011 präsentiert. Ziel- und Kennzahlensysteme werden erstmalig ab dem Verwaltungsentwurf zum Haushalt 2017 verstärkt auch zum Gegenstand der Haushaltsplanberatungen gemacht.
Zu 5.1. (Erlass Gewerbesteuerforderung)
Der Sachverhalt ist zutreffend dargestellt. Weitergehende Erlass- bzw. Teilerlassanträge in 2015 haben zu einer gezielten Einbindung des RPA geführt. Auf der Grundlage der erfolgten Abstimmungsgespräche mit dem RPA und der objektiven Rechtsanwendung im Umgang mit den Erlasstatbeständen der AO hat der VA am 02.03.2016 auf der Grundlage der Vorlage 2016/01998 den Grundsatzbeschluss gefasst, dass der Erlass der auf den Unterschiedsbetrag nach § 5a EStG beruhenden Gewerbesteuer gemäß § 227 AO nicht in Betracht kommt. Auf dieser Grundlage wird in zukünftigen Verfahren die Verwaltungsvorlage entwickelt und die Gremienberatung eingeleitet. Die seitdem zur Entscheidung anstehenden Erlass- bzw. Teilerlassanträge berücksichtigen diese restriktive Handhabung mit den Ergebnissen der Antragsablehnungen. Die Einhaltung der RPA-Hinweise ist für die Zukunft damit sichergestellt.
Zu 5.2. (Über- und außerplanmäßige Auszahlungen)
Der RPA-Hinweis ist – wie in den Vorjahren – zutreffend. Für die Zukunft werden die Anforderungen an § 117 NKomVG formell beachtet.
Zu 5.3 (Fristgemäß Erstellung der Jahresabschlüsse)
Die dem RPA vorgelegt Zeitschiene wird auch zum jetzigen Zeitpunkt bestätigt. Für den als nächstes zur Vorlage anstehenden JA 2013 ist die Terminabstimmung zur JA-Prüfung bereits eingeleitet.
Zu 5.4 (KSA-Umlage Fahrzeuge)
Ich verweise auf meine Stellungnahme zum Prüfbericht JA 2011 – für die Zukunft ist intern eine Verzahnung zwischen Anlagenbuchhaltung und Verwahrgelass bzgl. Fahrzeugbriefe und Versicherungsmeldungen fachbereichsübergreifend sichergestellt.
Zu 5.5. (Mitgliedschaft im Tourismusverein Altes Land)
Der verwaltungsinterne Umgang mit dem Prüfungshinweis ist noch zu erörtern, ggf. auch unter Einbindung der Vorgehensweisen in der Samtgemeinde Lühe. Zurzeit erfolgt die Wahrung der Interessen der Gemeinde Jork ggü. dem Verein in der Mitgliederversammlung durch den HVB (mit 90 Stimmen in Abhängigkeit von der Beitragszahlung) sowie im Vorstand durch den HVB und ein Ratsmitglied (ab dem 01.11.2016 = HVB und zwei weitere Ratsmitglieder). In der ersten Jahreshälfte 2016 wurde zwischen den Kommunen gemeinsam mit dem Verein ein Einstieg in ein Organisations-, Struktur- und Finanzierungskonzept entwickelt. Ein Kernelement dieses Konzeptes wird ab dem 01.11.2016 die Bildung einer unterjährigen Arbeitsgruppe sein, die neben den HVBs mit weiteren kommunalpolitischen Vertretern sowie Vorstandsmitgliedern besetzt ist. Eine Kernaufgabe dieser neu ins Leben zu rufenden Arbeitsgruppe soll eine Schnittstellenfunktion zwischen der Vereinsarbeit und der kommunalpolitischen Verantwortung beider Räte sein. Vor allem soll dadurch das Beteiligungs- und Mitspracherecht der Räte ggü. dem Verein bei Projekt- und Haushaltsplanungen sowie beim Controlling und bei Lageberichten gestärkt werden. Erste Ergebnisse der Arbeitsgruppen-Tätigkeit werden m.E. ab der 2. Jahreshälfte 2017 erkennbar sein.
Aufgrund der Bestätigung des Rechnungsprüfungsamtes wird vorgeschlagen, den Jahresabschluss 2012 festzustellen, den Vortrag des negativen Jahresergebnisses im Rahmen der Ergebnisverwendung zu beschließen um dem Bürgermeister für das Haushaltsjahr 2012 die Entlastung zu erteilen.
Finanzielle Auswirkungen:
Siehe Erläuterungsbericht
Anlage/n:
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