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Vorlage - 2016/02175  

Betreff: Grundsatzentscheidung des Rates zur Aufbauorganisation der Gemeindeverwaltung gem. § 58 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage öffentlich
Verfasser:Matthias Riel
Federführend:Fachbereich 1 Bearbeiter/-in: Riel, Matthias
Beratungsfolge:
Finanz- und Personalausschuss Vorberatung
30.11.2016 
Sitzung des Finanz- und Personalausschusses ungeändert beschlossen   
Verwaltungsausschuss Vorberatung
Rat der Gemeinde Jork Entscheidung
07.12.2016 
Sitzung des Rates der Gemeinde Jork ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

Beschlussvorschlag:

 

Im Rahmen der Grundsatzentscheidung sowie der Richtlinienkompetenz nach § 58 Abs. 2 Nr. 1 NKomVG beschließt der Rat der Gemeinde Jork, die Aufbauorganisation der Gemeindeverwaltung zum 01.01.2017 wie folgt zu ändern:

 

  1. Die derzeitige dreigliedrige Aufbaustruktur mit drei Fachbereichen wird auf zwei Fachbereiche reduziert.

 

  1. Es werden die Fachbereiche 1 (Zentrale Steuerung und Dienste) sowie Fachbereich 2 (Bürgerdienstleistungen) gebildet.

 

  1. Außerhalb der Fachbereichsorganisation werden in Form von Stabsstellen mit direkter Zuordnung zum Hauptverwaltungsbeamten die Stabsstelle „Gemeindeentwicklungsplanung/Projekte“ sowie das „Zentrale Geschäftszimmer“ ausgewiesen.
     
  2. Der bisherige Fachbereich 3 (Bauwesen) wird aufgelöst und in die unter Pkt. 2 und 3 genannte Fachbereichs- und Stabsstellenstruktur integriert.
     
  3. Unterhalb der Fachbereichsstrukturen erfolgt die Zuordnung von Produktbereichen zu Teamstrukturen.
     
  4. Innerhalb dieser Grundsatzentscheidung und dieser vom Gemeinderat vorgegebenen Richtlinien regelt der Bürgermeister nach § 85 Abs. 3 NKomVG die Geschäftsvereitlung.

 


Sachverhalt:

 

Die Ergebnisse der im Zeitraum von 11/2015 bis 09/2016 von der NSI Consult GmbH vorgenommenen Organisationsuntersuchung in der Kernverwaltung der Gemeinde Jork wurden vom beauftragten Dienstleister am 24.10.2016 ausführlich vorgestellt. Ein Kernelement der Organisationsuntersuchung ist der zukünftige Aufbau der organisatorischen Ausrichtung der Gemeindeverwaltung Jork. Die Organisationsuntersuchung kommt dabei zum Ergebnis, dass möglichst wenige und gleichgroße Organisationseinheiten mit angemessenen Leitungsspannen gebildet werden sollten, in denen artverwandte Aufgaben bzw. Produkte in einer Organisationseinheit gebündelt werden. Der Vorschlag aus der Organisationsuntersuchung geht deshalb dahin, dass die bisherige dreigliedrige Fachbereichsstruktur aufgegeben werden sollte und die zu erbringenden Produkte in zwei Fachbereichen gebündelt werden sollen. Für steuerungsrelevante Grundsatzentscheidungen in der Schnittstellenfunktion gegenüber dem Hauptverwaltungsbeamten und den kommunalpolitischen Gremien schlägt die Organisationsuntersuchung die Ausweisung einer dem Bürgermeister zugeordneten Stabsstelle vor. Gleichzeitig wird vorgeschlagen, ein zentrales Geschäftszimmer mit Querschnittsaufgaben für die Gesamtverwaltung und zur direkten Sachbearbeitung für den Hauptverwaltungsbeamten ebenfalls außerhalb der Fachbereichsstruktur abzubilden.

 

Aufbauend auf den Ergebnissen der Organisationsuntersuchung wurde im Verwaltungsvorstand unter gemeinsamer Ausarbeitung durch den Bürgermeister und den Führungskräften der oberen Verwaltungsebene ein zukünftiges Organigramm entwickelt und vorgeschlagen. Die Auftaktveranstaltung zur Mitarbeiterinformation ist ebenfalls am 24.10.2016 erfolgt, der Personalrat ist eingebunden. Die Abstimmungs- und Erörterungsgespräche setzen sich zurzeit in allen Fachbereichen mit dem Ziel der Mitarbeiterpartizipation fort. Aktuell ist von einem breit angelegten Einvernehmen für die Organisationsentwicklung in dieser Form auszugehen.

 

Grundsätzlich ist der Vorschlag des Verwaltungsvorstandes zur Organisationsentwicklung sehr stark angelehnt an den Ergebnissen aus der Organisationsuntersuchung – die marginalen Änderungen ergeben sich aus dem erforderlichen Praxisbezug zur Intensität der derzeitigen Aufgaben und zu den zukünftigen Aufgaben- und Projektschwerpunkten der Gemeinde Jork. Gleichzeitig wurde die Verwaltungsorganisation in eine größere Kongruenz als bisher zur Struktur der kommunalpolitischen Gremien gebracht, um das Sitzungsmanagement thematisch und personell verstärkter in ‚Fachbereichsausschüssen‘ zu leisten.

 

Im Rahmen der Organisationsentwicklung ist der Gemeinderat nach § 58 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG ausschließlich zuständig für Grundzüge, nach denen die Verwaltung geführt werden soll, bzw. für die Richtlinienkompetenz. Vor diesem Hintergrund obliegt die grundsätzliche Ausrichtung im Rahmen des oben genannten Beschlussvorschlages der Verantwortung des Gemeinderates. Unterhalb bzw. innerhalb dieser Richtlinienvorgaben und der organisatorischen Grundsatzentscheidung des Rates ist nach § 58 Abs. 3 NKomVG ausschließlich der Hauptverwaltungsbeamte für die Geschäftsverteilung zuständig. Zur weitergehenden Information über die verwaltungsinterne Zuordnung der Produktbereiche wird deshalb auf die Vorlage 2016/02174 verwiesen.

 

Mit der Grundsatzentscheidung des Gemeinderates ist geplant, die verwaltungsinterne Organisationsentwicklung mit der Neustrukturierung der Aufbauorganisation zum 01.01.2017 umzusetzen. Nach den entsprechenden Entscheidungen wird das Ergebnis der Aufbauorganisation öffentlich bekanntgemacht.

 


Finanzielle Auswirkungen:

 

Ergebnisse aus Überprüfungen und Neuaufstellung von Stellen- und Dienstpostenbewertungen bleiben abzuwarten – diese sind im Stellenplan 2017 darzustellen.

 


Anlage/n:

 

Keine